Mách bạn cách xử lý các vấn đề về hóa đơn mới nhất 2021

Xử lý các vấn đề về hóa đơn luôn khiến các nhân viên kế toán phải đau đầu. Tuy nhiên, điều đó sẽ không còn là áp lực quá lớn nữa nếu như bạn đọc được những bài viết này. Hãy tham khảo bài viết để có thêm nhiều lời khuyên về xử lý hóa đơn.

Xử lý các vấn đề về hóa đơn hiệu quả khi gặp phải các trường hợp sau

Thông báo phát hành hóa đơn

Một trong những điều bạn cần quan tâm khi xử lý các vấn đề về hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn. Đừng bỏ qua các lưu ý sau đây nhé!

• Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn cần phải bổ sung: Cơ quan thuế gửi văn bản thông báo đến doanh nghiệp bạn trong thời hạn 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp sẽ điều chỉnh để lập thông báo phát hành, nộp cả bản mềm và bản cứng.
• Từ lần thứ hai trở đi: Doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn bằng bản mềm, niêm yết tại trụ sở thông báo phát hành và hóa đơn mẫu, thời hạn chậm nhất là 2 ngày trước khi bắt đầu sử dụng.

Phát hành hóa đơn với chi nhánh

• Đối với chi nhánh độc lập:

Tự in hoặc đặt in hóa đơn.

• Đối với chi nhánh phụ thuộc:

Dùng chung hóa đơn với trụ sở chính, khai thuế GTGT tại trụ sở chính (không phải thông báo phát hành hóa đơn), khai thuế GTGT riêng (phải thông báo phát hành cho cơ quan quản lý thuế quản lý chi nhánh, có thể dùng hóa đơn mẫu là số 01 số hóa đơn đầu tiên được phân bổ đã gạch bỏ số thứ tự và đóng chữ “Mẫu” – các hóa đơn này không phải thực hiện thông báo phát hành)

Thay đổi tên, địa chỉ công ty

Xử lý vấn đề về hóa đơn này như sau:

Đối với trường hợp không thay đổi cơ quan thuế quản lý

• Phát hành hóa đơn mới và hủy hóa đơn đang sử dụng.
• Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành: Bạn đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên và địa chỉ đã in sẵn. Sau đó ta gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đối với trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển và hủy hóa đơn đang sử dụng với cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành: Bạn óng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên và địa chỉ đã in sẵn. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi kèm bảng kê hóa đơn chưa sử dụng. Thông báo điều chỉnh thông tin tại cơ quan thuế nơi chuyển

Điều chỉnh hóa đơn

Trường hợp chưa giao cho người mua:

Chỉ việc gạch chéo xóa bỏ các liên sai và lập hóa đơn mới.

Trường hợp đã giao cho người mua:

• Sai tên địa chỉ và đúng mã số thuế và các chỉ tiêu khác: chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Sai sót khác (MST, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, thành tiền, thuế…): Nếu chưa kê khai thì ta lập biên bản thu hồi hóa đơn sai để xóa bỏ và lập hóa đơn thay thế; nếu đã kê khai thuế thì lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh.
• Hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,… tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu…

Hóa đơn hủy

Xử lý các vấn đề về hóa đơn trong trường hợp này như sau:

• Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế 10 ngày (Nếu cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng).
• Phương thức hủy: Đốt, xé bỏ, cắt góc…

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo theo tháng:

• Vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in
• Rủi ro cao về thuế mua hóa đơn của cơ quan thuế
• Ngày thứ 20 của tháng kề sau
• Thực hiện ít nhất trong thời gian 12 tháng và chuyển sang theo quý khi có có thông báo của cơ quan thuế

Báo cáo theo quý:

Các trường hợp còn lại và vào ngày thứ 30 của tháng kề sau quý.

Báo cáo theo từng lần:

Chia, tách,… chuyển đổi doanh nghiệp, thời gian 45 ngày kể từ ngày có quyết định chuyển đổi (thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế).

Hóa đơn mất, cháy, hỏng

Đây là trường hợp mà bạn cần tham khảo thật kỹ trong cách xử lý vấn đề về hóa đơn để có thể giải quyết triệt để khi gặp phải. Khi gặp trường hợp hóa đơn bị mất, cháy, hỏng:

• Ta phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra vụ việc
• Lập biên bản ghi nhận sự việc – ghi rõ liên 1 đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào
• Sử dụng bản sao chép liên 1 của hóa đơn có ký xác nhận và đóng dấu của người bán làm chứng từ thay thế

Gợi ý cho bạn: 7 lời khuyên để tránh sai lầm thường gặp khi làm kế toán

Mong rằng sau khi theo dõi những lưu ý để xử lý các vấn đề về hóa đơn được chia sẻ ở trên, bạn sẽ có thêm một số thông tin hữu ích. Hãy ghi nhớ chúng và áp dụng thật hiệu quả khi gặp phải các trường hợp trên nhé!