Mô hình văn phòng ảo – Giải pháp tối ưu cho các startup

Mô hình văn phòng ảo là rất nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi ở nước ngoài. Hiện nay ở Việt Nam, hình thức này cũng đang nhen nhóm và dần được biết đến nhiều hơn. Bài viết sau sẽ gói gọn một số thông tin để bạn có cái nhìn bao quát nhất về loại hình dịch vụ này.

Tìm hiểu về mô hình văn phòng ảo

Mô hình văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo hay còn được biết với tên tiếng Anh là Virtual Office. Đây là mô hình văn phòng chủ yếu mang tính chất đại diện giao dịch cho công ty.

Nói cách khác, mô hình văn phòng ảo là hình thức cung cấp địa chỉ kinh doanh, liên lạc và một số dịch vụ hỗ trợ khác. Các tiện ích tích hợp từ dịch vụ cho thuê văn phòng ảo bao gồm: nhân viên lễ tân trả lời điện thoại, bảng tên công ty, phòng họp, phòng tiếp khách, các trang thiết bị văn phòng như máy fax, photocopy…

Các nhân viên không nhất thiết phải đến văn phòng mà có thể làm việc tại bất cứ đâu. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa được chi phí thuê văn phòng.

Xã hội ngày càng phát triển theo hướng công nghiệp hóa, đất chật người đông. Mô hình văn phòng ảo ra đời có lẽ phần nào giải quyết được bài toán chi phí thuê mặt bằng.

Tuy nhiên, hình thức này vẫn còn đang rất mới mẻ. Nhiều người cũng đang cân nhắc liệu rằng thuê văn phòng ảo có hợp pháp không. Thì câu trả lời là hợp pháp. Về mặt luật pháp, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật Việt Nam hiện hành. Chỉ cần:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh doanh có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
• Trụ sở kinh doanh – giao dịch phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cố định, rõ ràng bao gồm số nhà, tên xã/phường/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tại sao mô hình văn phòng ảo phù hợp với startup?

Hiện nay, ở các thành phố lớn, chi phí thuê mặt bằng vô cùng đắt đỏ. Sẽ càng khó khăn hơn nếu như bạn muốn tìm kiếm một vị trí đẹp ở trung tâm. Mô hình văn phòng ảo sẽ giúp chúng ta giải quyết được những vấn đề đó.

Nhất là đối với những doanh nghiệp mới thành lập, việc giảm thiểu chi phí hết sức có thể luôn là ưu tiên hàng đầu. Các startup có thể lựa chọn hình thức thuê văn phòng này sẽ phù hợp với nhu cầu hiện tại của mình hơn. Từ đó, công ty startup có thể tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh của mình để tìm chỗ đứng trên thị trường.

Gợi ý cho bạn: Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín, giá rẻ hiện nay

Các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng rất đa dạng, tùy vào điều kiện tài chính của mình mà các doanh nghiệp có thể chọn gói dịch vụ phù hợp. Một mô hình văn phòng ảo tiêu chuẩn luôn phải đáp ứng được những yếu tố sau:

• Cung cấp cho khách hàng một địa chỉ giao dịch thuận lợi, nằm ở các vị trí nổi bật trong thành phố. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp khách, tạo hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, nhiệt tình, giỏi ngoại ngữ sẽ giúp bạn trực điện thoại, nhận và gửi thư từ, bưu phẩm. Các nhân viên lễ tân cũng sẽ hỗ trợ tiếp khách, xử lý các công việc trong giới hạn cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt.
• Được sử dụng các tiện ích, trang thiết bị văn phòng hiện đại, chất lượng như bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy photocopy, truy cập internet miễn phí…
• Cung cấp bảng tên công ty chuyên nghiệp, có khu vực tiếp khách, phòng hợp rộng rãi thoáng mát với đầy đủ các tiện nghi.

Hy vọng qua những chia sẻ về mô hình văn phòng ảo, bạn sẽ có thêm thông tin hữu ích, thú vị. Nếu như bạn cân nhắc giữa các hình thức cho thuê văn phòng hiện nay, thì văn phòng ảo là một gợi ý hay ho dành cho bạn đấy!