Sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp mang đến sự mới mẻ cho doanh nghiệp

Đối với bất kỳ công ty nào thì phòng họp giữ một vai trò vô cùng quan trọng, không gian phòng họp là yếu tố gián tiếp nhưng lại là yếu tố rất quan trọng mang đến sự thoải mái và thành công trọn vẹn trong cuộc họp. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có một không gian đủ rộng rãi, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho buổi họp. Chính vì vậy dịch vụ cho thuê phòng họp ra đời và đây chính là giải pháp tối ưu được nhiều công ty quan tâm hiện nay.

Tìm hiểu thông tin về dịch vụ cho thuê văn phòng

Đối với một công ty, việc trang bị phòng họp là một trong những nhu cầu tối thiểu để có thể mở rộng uy thế và danh tiếng của công ty. Tuy nhiên, điều này tại Việt Nam rất khó khăn đối với rất nhiều các công ty nhỏ bởi vì để có phòng họp thì việc đầu tư vào máy móc, trang thiết bị cũng như nội thất sẽ gây hao tốn rất nhiều nguồn tiền của công ty, đây là một điều gây khó khăn.

Chính vì vậy, việc ra đời của các công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp đã giúp cho các doanh nghiệp giải quyết vấn đề nan giải và cũng đang dần mở ra một thị trường tiềm năng và hứa hẹn mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Bạn đã bao giờ dự họp trong một căn phòng quá chật chưa? Đương nhiên bạn sẽ cảm thấy không thoải mái, mất tập trung và muốn bỏ về sớm. Do vậy cuộc họp sẽ khó có thể đạt được thành công như mong muốn. Nhưng nếu thuê một phòng họp quá rộng thì tất nhiên chi phí bỏ ra sẽ không hề nhỏ.

Vì vậy, trước khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp, bạn cần thống kê số người tham gia cuộc họp để lựa chọn phòng họp có quy mô và diện tích phù hợp. Hiện nay trên thị trường, các dịch vụ cho thuê phòng họp có diện tích rất đa dạng nên các doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn được phòng họp theo yêu cầu.

Tùy vào mục đích của cuộc họp mà doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp với các mô hình khác nhau. Với các cuộc họp mang tính sang trọng như ký kết hợp đồng, hội nghị cổ đông, nên chọn các phòng họp vừa phải, không gian sạch sẽ, lịch sự, yên tĩnh, setup theo mô hình Hollow Square hoặc Boardroom để tạo không gian chuyên nghiệp, thuận tiện cho người tham dự ghi chép và tương tác.

Còn với các cuộc họp ít mang tính trang trọng hơn như các buổi training, đào tạo quy mô nhỏ, các buổi gặp gỡ có thể chọn các phòng họp nhỏ hoặc lớn tùy thuộc vào số lượng người tham dự, phòng có thể thiết kế theo hình chữ U (U-Shape) hoặc mô hình lớp học (Classroom) nhằm tạo sự thân mật giữa người tham dự, dung hòa việc truyền tải thông tin và tương tác với khán giả.

Những lợi ích bất ngờ mà dịch vụ cho thuê phòng họp mang lại

Dịch vụ cho thuê phòng họp giúp cải thiện sự tập trung và năng suất: Môi trường văn phòng hiện tại của bạn chứa đầy những lý do làm gián đoạn và phiền nhiễu. Chúng làm lãng phí thời gian và tiền bạc của bạn. Các dịch vụ cho thuê phòng họp cung cấp một môi trường thoải mái hơn, không có tiếng ồn, sự lộn xộn và mất tập trung như thường lệ của văn phòng bạn.

Nhận được nhiều sự tham gia và hợp tác của nhân viên: các sự kiện họp của công ty có nghĩa là để xây dựng tình đoàn kết và kêu gọi sự tham gia từ nhân viên. Nó có thể mang lại cơ hội cho nhân viên tiếp cận với nhau dễ dàng hoặc tạo cơ hội nói chuyện cho những nhân viên làm việc ở các phòng ban khác nhau.

Quyền truy cập vào một loạt các dịch vụ: hầu hết các địa điểm cho thuê phòng họp đều cung ứng công nghệ mới và tốt hơn cùng với các tiện nghi khác, cho phép đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. 

Phòng họp hiện tại của bạn có thể được trang bị công nghệ tốt, nhưng việc tiếp cận các công nghệ mới và nhiều tiện ích hơn sẽ mở ra những cánh cửa sáng tạo mới cho những cái mới và cách bạn trình bày một cái gì đó. Các bài thuyết trình cuộc họp của bạn càng hấp dẫn, càng có nhiều nhân viên hiểu được chúng, làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn, thời gian và tiền bạc của bạn sẽ đáng giá.

Bài viết bạn quan tâm: Văn phòng ảo khởi nghiệp – mô hình hoàn hảo cho những startups