Tìm hiểu thủ tục mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp 2021

Văn phòng đại diện là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình tại nhiều khu vực khác nhau. Vậy thủ tục mở văn phòng đại diện ra sao? Cần có những giấy tờ nào để mở văn phòng đại diện? Với kinh nghiệm là đơn vị chuyên hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện Gò Vấp cho nhiều doanh nghiệp, Miraco sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về các thủ tục mở văn phòng đại diện ngay sau đây!

Điều kiện thành lập và thủ tục mở văn phòng đại diện chi tiết.

Trước khi đến với các thủ tục mở văn phòng đại diện thì doanh nghiệp nên nắm rõ một số điều kiện cần thiết để thành lập văn phòng đại diện ngay sau đây:

Điều kiện nào để thành lập văn phòng đại diện (VPĐD):

Việc các doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại Việt Nam không có gì quá khó khăn, trước khi đăng ký thành lập VPĐD thì ta sẽ cần có những điều kiện như sau:

• Tên VPĐD cần đặt theo đúng quy định của pháp luật, không đặt trùng hay nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã được đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan Nhà nước, đơn vị tổ chức CT – XH – nghề nghiệp.
• Tên VPĐD phải có cụm từ “Chi nhánh” với chi nhánh hay “Văn phòng đại diện” khi thành lập VPĐD.
• Đảm bảo không có chức năng kinh doanh, có chức năng đại diện cho uỷ quyền từ công ty mẹ.
• Biển hiệu VPĐD phải in hoa, hay viết chữ khổ nhỏ hơn phần tên tiếng Việt của công ty mẹ.
• Quá trình ký kết hợp đồng tại VPĐD phải được uỷ quyền của doanh nghiệp, có đóng dấu, VPĐD tuyệt đối không có quyền ký HĐ riêng.
• VPĐD phải được đặt trụ sở và cam kết tuân theo QĐPL.

Thủ tục mở văn phòng đại diện bao gồm như sau:

Với thủ tục mở văn phòng đại diện ta sẽ cần những bước thực hiện như sau:

• Thứ nhất, Chuẩn bị giấy tờ thành lập VPĐD

Ta sẽ cần người đứng đầu văn phòng đại diện (thường là Giám đốc VPĐD) chuẩn bị: 2 bản CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y được công chứng không quá 3 tháng.

• Thứ hai, Thông tin thành lập văn phòng đại diện cần có

Ta sẽ cần chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục mở văn phòng đại diện sau đây:

• Tên và địa chỉ cụ thể trụ sở chính của doanh nghiệp; phần tên của VPĐD đang tính thành lập; lưu ý tên VPĐD phải có tên của doanh nghiệp kèm với từ “Văn phòng đại diện” khi đăng ký thành lập.
• Thông tin về địa chỉ của VPĐD dự định thành lập.
• Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của VPĐD (giao dịch, tiếp thị)

• Thứ ba, Soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD

 

Ta cần soạn thảo các loại hồ sơ như sau:

• Phần biên bản họp của hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên; hoặc HĐQT với công ty cổ phần; thành viên hợp danh với công ty hợp danh khi thành lập VPĐD.
• Biên bản của Hội đồng thành viên/HĐQT về việc quyết định thành lập VPĐD
• Biên bản về quyết định bổ nhiệm chức vụ giám đốc với người đứng đầu VPĐD
• Văn bản thông báo thành lập VPĐD

• Thứ tư, Tiến hành nộp thủ tục mở văn phòng đại diện tại cơ quan chức năng và nhận kết quả

Sau khi đã chuẩn bị xong giấy tờ, thủ tục mở văn phòng đại diện ta có thể nộp tại các cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh và thành phố về quyết định mở văn phòng đại diện. Ta cũng có thể đăng ký mở VPĐD qua hệ thống mạng điện tử tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Một số lưu ý khi thành lập VPĐD:

• Doanh nghiệp, công ty được phép mở VPĐD trong nước và ở nước ngoài; có thể đặt 1 hay nhiều VPĐD tại một địa phương theo giới hạn hành chính.
• Các vấn đề thành lập VPĐD tại nước ngoài thường sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
• Doanh nghiệp khi nộp hồ sơ tại Cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, sau 30 ngày không mang bản cứng nhận giấy thành Giấy phép thành lập VPĐD thì sẽ hồ sơ điện tử sẽ bị huỷ.
• Doanh nghiệp khi đã nhận giấy chứng nhận, cần kê khai thuế môn bài, tiến hành nộp thuế là 1.000.000 VNĐ/năm với VPĐD.

Bài viết liên quan: Giải đáp chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp từ A đến Z

Vậy là Miraco đã chia sẻ xong các thủ tục mở văn phòng đại diện đến cho quý doanh nghiệp rồi đấy! Chúng tôi tin rằng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích khi thành lập VPĐD. Miraco sẽ liên tục cung cấp nhiều thông tin bổ ích khác, nhớ đón đọc nhé.