Văn phòng ảo là gì? Những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo

Trong những năm gần đây, văn phòng truyền thống bộc lộ một số khuyết điểm dành cho startup mới khởi nghiệp. Do đó, mô hình văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trẻ không đủ kinh phí mở một văn phòng hoàn chỉnh. Thế nhưng, đối với một số người vẫn còn lạ lẫm với cụm từ “văn phòng ảo là gì” và đây là câu trả lời được nhiều người quan tâm nhất.

Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ mới được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của công ty bạn. Văn phòng này có tất cả các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp: nhân viên lễ tân trả lời điện thoại, có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng.

Các câu hỏi “văn phòng ảo là gì” được các doanh nghiệp đặt ra khá nhiều. Sự khác biệt đối với loại hình văn phòng ảo với văn phòng truyền thống là bạn và tất cả các nhân viên khác không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí nhân viên lễ tân, các thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác,…

Hiện nay, văn phòng ảo là một loại hình dịch vị đã khá quen thuộc trên thị trường. Nhất là đối với các thành phố lớn, nơi rất đông dân cư, cơ sở hạ tầng đắt đỏ và chi phí sinh hoạt cao, vì thế mà dịch vụ văn phòng này đang rất được ưa chuộng.

Dịch vụ văn phòng ảo phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Sau khi giải đáp câu hỏi “văn phòng ảo là gì” thì nhiều thắc mắc về dịch vụ này sẽ phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào được đặt ra. Lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo luôn là một biện pháp hoàn hảo và tối ưu đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có vốn đầu tư còn ít.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một trụ sở để đăng ký kinh doanh, tiếp khách hàng, tư vấn, ký kết hợp đồng và giao dịch với khách hàng thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn hảo. Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển thì lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo sẽ phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.

Dịch vụ văn phòng ảo hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng vẫn còn đắt đỏ như hiện nay. Chỉ cần khoảng một triệu đồng mỗi tháng, các công ty đã sở hữu cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để có thể đăng ký địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp,…

Chính vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, thu hồi công nợ, kỹ thuật,… Những việc ít quan trọng như điện thoại, công văn, thư kí. Ngoài ra, khi các doanh nghiệp lớn dần lên có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty thì vẫn có thể sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.

Những lưu ý doanh nghiệp cần quan tâm khi thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo khác với thuê nhà, thuê phòng trọ hoặc thuê đất kinh doanh vì thời gian thuê chỉ trong một thời gian ngắn và có thời gian thuê cụ thể. Chính vì vậy, để tránh những sai sót trong khi thuê các văn phòng ảo thì bạn cần phải tìm hiểu trước văn phòng ảo là gì, các thủ tục cũng như những giấy tờ cần thiết trước khi thuê. Điều này vừa giúp bạn có thể đảm bảo được đầy đủ thủ tục thuê văn phòng ảo vừa giúp bạn có thể tìm được những thủ tục nhanh gọn và dễ dàng nhất để thuê văn phòng ảo.

Khi thuê bất cứ một văn phòng ảo nào bạn cũng cần quan tâm đến địa điểm và vị trí của văn phòng đó. Để có thể nắm rõ được vị trí cũng như địa điểm của văn phòng thì bạn cần phải đặt ra những câu hỏi như văn phòng đó ở đâu? Khoảng cách từ địa điểm xuất phát đến văn phòng là bao lâu? 

Văn phòng chứa được bao nhiêu người? Khi những câu hỏi đó được đặt ra sẽ giúp bạn tìm được vị trí văn phòng thuận lợi cho việc đi lại của chính bạn và những người có liên quan. Vị trí của văn phòng ảo cũng là một yếu tố quyết định đến giá thành của văn phòng khi thuê văn phòng ảo thì những vị trí đẹp, sang trọng thì giá cả của nó cũng cao hơn so với mức giá của những văn phòng khác.